外部奖励以补助金的形式, 合同, 并与新大签订合作协议，以支持研究和其他赞助活动.  赞助项目管理(SPA)部门管理包括奖励审查在内的一些奖励后流程, 谈判, and signature; requests for no-cost extensions, 预算的变化, π的变化, pre-award spending approvals; and development, 谈判, 并签名分奖项.

赞助商将向SPA发送奖励或意向通知以提供资金.  如果PI收到奖励，则应转发给SPA. SPA和/或创新和经济发展的工作人员将审查每个奖励文件的条款和条件，并将奖励金额与原始提案预算进行比较.  将与项目负责人联系，讨论提案和奖励金额之间的任何差异——可能需要更新的预算或其他证明文件.  如果赞助商没有奖励模板，则可以由SPA提供NDSU协议模板.

• 按照资助提案和奖项的条款和条件执行项目.
• 只授权那些合理和必要的支出，以实现项目目标，并符合发起人的条款和条件.
• 花费不超过发起人在项目期间授权的金额.
• 执行资助提案中提出的项目财务计划.
• 通知SPA任何工作范围的变更建议, 项目负责人或其他主要研究人员, 预算, 或者是业绩期.
• 遵守所有适用的大学政策和程序，如旅行, 采购, 就业, 承包服务, 以及补偿政策.
• 确保成本分摊或匹配承诺得到履行，并及时向赠款和合同会计报告.
• 确保工作报告(个人活动确认)准确无误, 完全, 并及时得到部门的汇报.
• 根据保荐人的指导方针，监督用项目资金购置的物业的保养和维护.
• 报告任何与项目相关的知识产权发展 创新与经济发展 根据政策.
• 报告项目进度，包括根据合同条款要求的最终报告.
• 定期和及时地审查项目支出，以确保它们是正确和适当的.
• 遵守所有赞助商的规则，规定，以及奖项的条款和条件.

如果赞助机构决定为提案提供资金，但金额低于预算中要求的金额, 该机构可能会要求修订预算. 如果资助机构要求PI修改预算提案, 不需要新的提案传送表. 在向赞助机构提交修订预算之前，应完成以下步骤:

• 已签署的提案传送表(PTF)原件副本
• 在PTF副本的顶部用大写字母写“修改”
• 把它附在修改后的预算页上
• 将所有文件提交给赞助项目进行重新审核并最终批准和签署
• 修订后的预算一旦签署，应提交给主办机构.

 如有任何疑问，请与预算处联系 & 项目官员，电话231.5259或电邮 ndsu.research@4dian8.com.

在接受奖项的过程中, SPA将与研究诚信和合规人员进行检查，以确保所有合规项目都已按照授予赞助商和NDSU政策的要求完成.  遵从性项目可能包括 IRB, IACUC, IBC, 细胞色素氧化酶，出口管制和PHS F细胞色素氧化酶.  赞助商通常要求在奖项最终确定之前完成未决的合规事项.

All sponsored project awards contain terms and conditions; SPA and/or the 创新与经济发展 工作人员 complete a comprehensive review of all of the terms and conditions of the award.  条款和条件通常包含事先批准的要求, 比如出国旅行, 食物, 或设备.  它们还可能包含预算支出和不允许的费用的要求.  对于需要PI提交的技术报告，可能包括其他要求.  有些条款可能需要与赞助商协商修改.

SPA/业务开发部负责与赞助商进行所有谈判，以获得双方都能接受的条款和条件，使NDSU能够根据联邦法规接受该奖项, 资助政策, 北达科他州的法律和NDSU的政策和做法.  一般需要协商的裁决条款包括:

• 出版的权利
• 知识产权
• 赔偿
• 适用法律和管辖
• 保密
• 保险
• /发票付款条款
• 终止
• 国籍的限制

负责研究和创新活动的副校长是指定的大学代表，签署所有奖励文件.  对外资助的奖励协议的签署权已授予SPA和创新与经济发展部.  如果需要PI或其他管理签名, 创新和经济发展将促进额外的签名. SPA will 不ify the PI and department administrator once the award agreement has been accepted; it is essential that the PI read, 理解并遵守奖励条款和条件.  在将奖项发送给授予和合同会计部门在仁科建立之前, 研究诚信和合规工作人员将确认完成任何未完成的IRB, IACUC, IBC, F细胞色素氧化酶, 细胞色素氧化酶, 及出口管制事宜.  在符合性验证之后, SPA将签署完整的合同连同所有提案文件一起发送给授予和合同会计部门.

授予和合同会计(GCA)将审查授予条款和条件，以确定适当的预算限制和发票要求，然后在PeopleSoft中建立批准的预算.  任何成本分摊要求将被审查并建立，以收集与成本分摊支出相匹配的文件.  预算完成后, 开发票和成本分摊设置GCA官员将发送带有奖励信息表格的电子邮件给PI和相关部门管理员.  奖励信息表将包含相关预算信息和指南的快照.

在一个奖项中，赞助商批准的NDSU预算可以包括给外部实体的子奖项.  由拨款及合约会计(GCA)设立奖项后, 启动分包协议的请求将由GCA发送给创新和经济发展.  创新和经济发展部将起草分奖文件，并在必要时与NDSU PI协商，与分奖实体进行任何谈判.

在下列情况下，可能需要设立预支:

• NDSU已经收到了一份合同，但在项目正式开始日期之前，支出是必要的，因此费用将超出合同的执行期限.
• 在内部设置奖项之前，支出是必要的，但费用将落在奖项的预期执行期间内.
• 奖励已经到位，但NDSU正在等待收到增量资金奖励通知.g. 额外年度拨款).
• 已申请免费延期，NDSU正在等待赞助商的批准.

申请预支的流程:

1. 首席研究员(PI)通过向主管(主席/系主任/主任/院长)发送包含以下内容的电子邮件来启动预支费用, 任何金额限制和/或时间限制, 以及发起人资助项目的意向文件.
2. 如果主管批准了请求, 他们应该包括一个确认，部门/学院承担担保人未报销的任何费用的责任.  该批准和文件随后应转发给SPA，地址为 ndsu.research@4dian8.com.
3. SPA将审查请求，并将批准的请求转发给授权和合同会计.  批准取决于上述标准以及适用的合规要求(IACUC)的圆满完成, IRB, IBC, F细胞色素氧化酶, 和细胞色素氧化酶).

在颁奖典礼上, PI可能发现有必要将资金从一个预算类别转移到另一个预算类别.e. “重新预算”)完成发起人批准的工作范围.  如果重新预算是必要的，PI应该完成 重新预算申请表格 联系他们 拨款及合约会计 负责审查和决定申请是否可以内部批准或是否需要担保人批准的官员.  拨款和合同会计将把所有需要赞助商批准的重新预算请求转发给赞助项目.  赞助项目将与项目负责人一起收集信息，并向赞助商发送正式的重新预算请求.

无费用延长是指在没有收到额外资金的情况下延长执行期.  资助机构通常会允许免费延长项目时间.  取决于它的政策, 一个机构可以允许NDSU批准延期, 或者授权机构本身可能需要批准延期. 一些机构还要求延期请求在奖励到期日前的指定时间内提交. 请查阅您的资助协议或资助机构政策，以核实项目是否有资格获得延期和其他说明.  免费扩展的请求应发送给赞助项目管理(SPA)。.  SPA将向保荐人提出延期的正式请求.

如需申请免费延期，请填写并通过电子邮件发送a 免费时间延长申请表 位于 表单页面 to ndsu.research@4dian8.com. 必要时，SPA将审查并请求机构批准.

上述程序有一些变化:

1. 美国国家科学基金会(NSF)使用一种叫做 研究.政府. 所有NSF拨款的延期申请都应在该系统上启动，并要求在拨款结束日期前45天提交. 一旦启动, 延期将以电子方式发送给SPA审核并提交给NSF.  

2. 如果赠款来自USDA/NIFA，请将所需信息提交至 Ona中收取 在NDSU行政预算办公室工作. (这种变化仅适用于食品系统与自然资源学院旗下的PI, 农业实验站或扩展站.) 

3. 农产品利用委员会(APUC)要求PI提交请求. 为了遵守NDSU政策，要求SPA向赞助商提交所有延期请求, PI应向SPA提交信函，确定其APUC项目延期的需要.  SPA将把信件放在SPA信笺上并发送签名.  一旦完全签署，该信函将提交给APUC，并将副本提交给PI.  请求信应包括所有相关细节，如APUC授权号, NDSU奖励编号, 项目名称, 当前和新的结束日期, 以及延期的理由/理由.  这封信应该通过电子邮件发送到 ndsu.research@4dian8.com.  申请只能持续6个月，并应在项目即将结束或收到最终报告提醒时提交.

 4. 北达科他州农业部要求延期申请以其延期赠款协议形式提交.  请填妥此表格并电邮至 ndsu.research@4dian8.com.  SPA将审核该请求并将其提交给保荐人.  联系 雪莱) 索取本表格的副本.

作为一般的指导方针, 免费延期的请求应在授予结束日期前至少30天提交, 除非担保人, 比如NSF, 要求提前提交.  提出请求的理由应提及按照核准的工作计划完成的剩余工作, 并提供足够的细节，以支持需要额外的时间来完成工作.  到期日有剩余资金为 不 可接受的理由.  有关免费延长奖励时间的问题，请直接向 雪莱)，电话231.7258.

当PI或关键人员对一个奖项将转移部门, 离开NDSU, 或将不再参与本奖项下的活动, 就奖助金的处置而言，需要采取适当的步骤.  SPA有一份授权处置表 形式 网站，将需要完成.  在收到PI或关键人员将转部门或离开NDSU或项目的通知后，尽快填写此表格是很重要的, 作为责任的延续, 该奖项的管理和/或转让/放弃取决于NDSU作为指定的接受者.  NDSU还有责任与赞助商合作，以获得任何必要的批准，以更改PI离职和/或转移奖项所必需的奖项. 

根据不同的情况，最常见的处置结果包括:

• 该奖项保留在NDSU，并指定替代PI或关键人员
• 该奖项被转移到一个新的NDSU部门
• 该奖项被转移到一个新的机构

通常，由于赞助商的限制，或者PI离开NDSU的时间，奖项需要留在NDSU.  If, 例如, PI在项目的最后12个月离开NDSU, 更实际的做法可能是将该奖项留在新大，并在新机构向前PI颁发次级奖项.  这消除了NDSU不得不放弃奖励而赞助商不得不重新颁发给新机构时经常经历的长时间延迟.  对于赞助者来说，简单地批准NDSU的替代PI和批准新机构的次级奖励通常会减轻负担.  此外，对同一个PI的多个奖励可能会产生不同的结果.  这是, 一个奖项可以全部转让, 一个人可能会转学，但有一个分奖回到NDSU, 申请人可在新聘任私家侦探下留在新大，并获得原私家侦探的津贴, 一个人可能只是在一个替换PI下保持完整.
 
请致电SPA ndsu.research@4dian8.com 有任何问题，或讨论具体的奖励处置.

以上未提及的任何奖励后更改请求应直接发送至 赞助项目 工作人员.